"Total cost of ownership (TCO) is a financial estimate designed to help consumers and enterprise managers assess direct and indirect costs commonly related to software or hardware. It is a form of full cost accounting." bron: Wikipedia

Total cost of ownership heeft betrekking op alle kosten (in besteedde tijd en geld) die het implementeren en onderhouden van een computer systeem met zich mee brengt. Dit gaat om alle kostenposten die gealloceerd kunnen worden naar een systeem. Denk hierbij dus aan de kosten van:

• De tijd besteedt aan het voortraject of de oriëntatiefase
• Het opstellen van de specificaties
• Het (laten) ontwikkelen van het systeem, de interfaces en andere software functies
• Het aanschaffen of laten aanpassen van de hardware waarop het systeem gaat draaien
• Het installeren en configureren van die hardware
• Het (laten) installeren van de software op de hardware (de server en eventueel de client computers)
• Het installeren van eventuele updates (in de loop der tijd)
• Het (laten) voeren van onderhoud

Tot nu toe allemaal redelijk voor de hand liggend en inzichtelijk te maken. Maar ook de volgende zaken moeten bijvoorbeeld toegerekend worden in dit model:

• De initiële training van personeel, om het systeem te gaan gebruiken
• De training van nieuw personeel na installatie
• Het maken en terugzetten van back-ups
• Het verzorgen van beveiliging
• De kosten (schade, gederfde inkomsten) van uitval van het systeem
• De energiekosten
• Kosten van uittreden van de leveranciersafhankelijkheid
• Kosten van verwijdering
• Software upgrades voor andere pakketten om te kunnen draaien in samenwerking met het systeem
• Software upgrades aan het Operating System om het systeem te kunnen draaien
• Kosten van bandbreedte, indien er gebruik gemaakt wordt van netwerk resources
• Enzovoort...

Het voordeel van een rekenmethode als deze is dat het over langere termijn inzichtelijk maakt wat de kosten per gebruiker zijn. Het is echter soms lastig om deze analyse uit te voeren aangezien het niet altijd even duidelijk is welke kosten voor welke gedeelte toegekend moeten worden aan de TCO. Het opstellen van een analyse van de TCO kost bijvoorbeeld ook tijd. Vallen deze kosten ook onder de kosten van een systeem? Een TCO analyse heeft uitsluitend betrekking op de totale kosten, niet op de risico's van investeringen of de return on investment

Vandaar dat wij hier spreken over Cost of ownership (CoO), in plaats van Total Cost of ownership. Het is vrijwel onmogelijk alle posten die van enige invloed zijn op de totale kosten van een systeem, te identificeren, laat staan te wegen naar de mate waarin ze meetellen.

Eén ding is wel duidelijk; de CoO hangt af van fundamentele keuzes die gemaakt moeten worden bij een nieuw systeem.